La pandèmia del COVID-19 ha provocat un canvi a nivell laboral en les maneres de treballar traslladant les reunions en l’àmbit virtual.
Organitzar una reunió virtual productiva i efectiva pot ser tot un repte i és necessari tenir unes pautes clares per realitzar-ho de forma exitosa.
Quan ens trobem cara a cara amb les persones pot ser més fàcil comunicar-nos de manera eficient i avaluar com se senten i reaccionen els altres davant de les diferents idees. Quan conversem virtualment, hem de liderar la sessió de formes especials.
A continuació, enumerem un llistats de consells pràctics per completar amb èxit una reunió virtual:
Fer proves i preparar la reunió
Quant de temps de les teves reunions virtuals dediques a resoldre problemes tecnològics en què la càmera d’algú funciona malament o el micròfon no funciona? Això és una enorme pèrdua de temps i també condueix a la pèrdua de concentració.
Per tant, és molt important preparar i fer les proves tècniques abans d’iniciar la reunió virtual per no perdre temps útil.
Saludar a cada un dels participants
Encara que ens reunim cada setmana, és crucial que, com a líders, que saludem tots els presents a la reunió. Hem de dedicar el temps necessari al començament de la reunió per presentar tots els participants.
Unir-se a la reunió cinc minuts abans
Ja sigui que estiguis programant la reunió o simplement assistint-hi, no perdis temps de la reunió resolent problemes si alguna cosa surt malament. Sempre que sigui possible, destina almenys cinc minuts abans de la cita programada per preparar-te.
Ser directe i centrar-se en el més important
Qualsevol reunió hauria de tenir un objectiu clar. És fonamental recordar que el temps de tothom és molt valuós. Demanar als participants que estiguin connectats mentre es parla sobre temes poc rellevants que no els incumbeixen no és una forma eficient de dirigir una reunió.
Utilitzar un correcte to de veu
S’ha de fer variacions del to de veu, pujar-lo, baixar el volum i fer pauses. Un to homogeni cansarà i distraurà la teva audiència.
Evitar els monòlegs
S’ha d’intentar que la reunió sigui bidireccional, si no presentes alguna cosa nova, necessites captar l’atenció de l’oient. Fomentar la participació mitjançant l’ús de preguntes obertes és una gran solució.
Ser breu
Convé que les reunions durin entre 15 i 45 minuts perquè tothom estigui centrat i optimitzi el temps al màxim. Si no es poden cobrir tots els punts previstos en aquest temps, potser caldrà més preparació prèvia. Les reunions llargues només serveixen per avorrir l’equip i perdre temps. Ser breus és la millor recepta per augmentar la productivitat.
En el curs de formació sobre com organitzar una reunió virtual que trobaràs en l’APP de Qdcursos assoliràs els següent objectius:
• El curs vol donar els participants les estratègies necessàries per organitzar i participar en les reunions virtuals de manera efectiva i que permeti l’atenció dels participants.
• Decidir quan és necessari una reunió virtual.
• Que elements són els importants a tenir en compte a l’hora de convocar i preparar una reunió virtual.
• Quins són els elements importants a tenir en compte a l’hora de dirigir una reunió virtual.
A continuació, podràs consultar el temari principal del curs com organitzar una reunió virtual.
