La gestió d’arxius és l’estudi teòric i pràctic dels principis i els procediments pertinents a les funcions d’arxius d’una empresa. Definint aquest conceptes amb unes altres paraules, la gestió dels arxius està relacionada amb un bon control de l’administració de la informació d’una organització corporativa.
El tractament correcte de la informació acostuma a ser una prioritat a l’interior de les empreses i les entitats. Per aquest motiu, la gestió documental s’ha vist en l’obligació d’evolucionar i oferir unes sortides molt més eficaces en el benefici de la protecció dels documents.
Quin és el motiu de la implementació de la gestió d’arxius?
La implementació d’aquest sistema serveix per facilitar la feina amb la documentació que es produeix en una empresa. Cadascun dels involucrats amb els documents de l’arxiu, ha de saber quins documents guardar, quan, com i on. Així mateix ha de saber on és la documentació en el moment de necessitar-la.
Una ajuda molt necessària és tenir accessibilitat i transparència a la informació. A més, també ens proporciona l’intercanvi i la reproducció dels recursos, evitant duplicats, informació innecessària o pèrdua de la informació.
Funcions principals
La funció principal de la gestió de fitxers és proporcionar una visió lògica de l’organització de les dades. Entre altres funcions hi podem trobar:
- Identificar i localitzar un arxiu.
- Controlar l’accés de diversos usuaris als arxius.
- Bloquejar l’ús de arxius.
- Ubicar arxius en blocs lliures.
- Administrar l’espai lliure.
- Permetre la transferència de dades dels usuaris als altres.
- Facilitar als usuaris la possibilitat d’estructurar els arxius de la manera més efectiva.
Quins tipus d’arxius existeixen?
- Arxius: L’arxiu és el conjunt de dades que es recopila de manera ordenada i categoritzada. Aquestes unitats es disposen de manera relacional i han de ser identificades de manera clara. Aquests fitxers poden ser modificats, traslladats i eliminats en qualsevol moment.
- Directoris: És el sistema on es guarden els fitxers que tenen relació directa entre si. És a dir, ja sigui segons la temàtica, el concepte o el suport. També podem trobar carpetes on es facilita l’organització dels arxius.
- Camps: Els camps són les identificacions dels arxius on es guarden les dades descriptives. Cada unitat d’informació porta un camp on explica quin arxiu és, on ha de ser guardat i el seu identificador bàsic.
- Registre: El registre fa referència al conjunt de camps que tenen una relació entre ells.
- Bases de dades: En una base de dades, es recullen diferents unitats d’informació que tenen un context comú. Aquest emmagatzematge d’arxius es realitza de forma sistemàtica perquè puguin ser utilitzats posteriorment.
En el curs de formació sobre la Gestió d’Arxius en el que trobaràs en l’APP de Qdcursos assoliràs varis objectius plantejats pel curs.
